Från TIP till Howwe: Hur IKEA Industry Hultsfred förändrat sitt strategiarbete

Övergången från traditionella metoder till digitala lösningar är central för organisationer som strävar efter ökad transparens och effektivitet. Under hösten 2022 inledde IKEA Industry Hultsfred övergången från vad som kallas för TIP,  en analog metodik som står för taktisk implementeringsplan, till den digitala tillväxtlösningen Howwe. I den här artikeln delar Anette Strand, Supply Chain Manager, och Andreas Herdinius, inköpare på IKEA Industry Hultsfred, med sig av sina erfarenheter och insikter om den här övergången.

Digitalisering av mål- och aktivitetsstyrningen

IKEA Industry Hultsfred använde tidigare TIP, en metod som fortfarande används av majoriteten inom IKEA. Ettårsplanen bröts ner till handlingsplaner och aktiviteter med fastställda tidsramar i Excel. Metoden var funktionell men tenderade att resultera i en statisk plan där kontinuerlig uppföljning saknades, särskilt på en strategisk nivå. “Planen sattes och ställdes sedan åt sidan,” förklarar Anette och belyser utmaningen med att bibehålla driv och engagemang i den plan man satt. “Det fanns ett tydligt behov av att ena teamet och säkerställa kontinuerlig uppföljning.”

Andreas tillägger: “Det var svårt att få en tydlig översikt, att verkligen förstå vår strategiska riktning och mäta framsteg. Med den analoga metoden var det svårt att få en överblick över aktiviteterna som skulle göras, men kanske främst den bredare kopplingen till vårt team och företagets övergripande mål. Metoden stöttade inte kommunikation av målen vilket gjorde att teamen hade svårt att se hur de var delaktiga och bidrog till att målen uppfylldes,” fortsätter Andreas.

“Enligt processen, så som den såg ut tidigare, skrev vi på whiteboards, skrev ut papper, använde överstrykningspennor och skickade runt mängder av emejl. Vi hade informationen uppsatt på fyra olika platser på kontoret, vilket krävde att vi fysiskt sprang runt och uppdaterade framsteg manuellt. När planer förändrades, som de så ofta gör, var det svårt att fånga upp förändringarna med TIP-metoden. Med Howwe, är arbetet enklare, transparent och ständigt uppdaterat”, förklarar Andreas.

Fördelarna med Howwe

Övergången till Howwe har inneburit en ny era av strategiskt arbete för IKEA Industry Hultsfred. Den digitala plattformen har förbättrat tydligheten, engagemanget och möjligheten att se och följa upp framsteg mot de strategiska målen. “Med Howwe har vi lyckats knyta ihop allt,” menar Anette. “Det underlättar tvärfunktionellt samarbete, en betydande fördel som var mycket svårare att uppnå en analog metod.”

Metoden som Howwe bygger på inkluderar korta, veckovisa avstämningar och strategisk samordning av mål och initiativ på alla nivåer. Det användarvänliga gränssnittet och den visuella översikten har skapat en starkare känsla av enighet och syfte för och mellan teamen. 

“Vår avdelning är utspridd, så det är fantastiskt att vi träffas varje vecka, stämmer av och gemensamt tar åtaganden. Vi kanske inte interagerar så mycket med varandra från dag till dag, men vi är ändå beroende av varandra,” påpekar Andreas. “Att visuellt se vårt arbete röra oss framåt mot våra mål är tillfredsställande. Nu finns det en direkt länk mellan våra dagliga uppgifter och de större målen. Hur vårt bidrag påverkar målen blir tydligt. Det ger en värdefull känsla av samarbete och prestation,” fortsätter Andreas.

Digitalisering: Vägen till förbättrad planering och genomförande

Digitalisering av den strategiska planeringen har förenklat hela planeringsprocessen men också skapat större möjligheter att anpassa planerna efter behov. Överlag har övergången medfört bättre kvalitet i planeringen, ökad effektivitet och ett mer proaktivt arbetssätt.

“Med Howwe matar vi kontinuerligt in nya aktiviteter som är relevanta här och nu, vilket gör vårt mål- och aktivitetsstyrningsarbete mer dynamiskt och levande,” säger Anette. “Vår planering är nu en löpande process, vilket gör strategin mer relevant. Dessutom är arbetetssättet mer effektivt och snabbare än tidigare,” säger Anette. “Det manuella arbetet och frustrationen som orsakades av trasiga formler i Excel och ett evigt “copy + paste” är ett minne blott, säger Andreas och låter lättad. “Planer blir sällan som man tänkt— att förändringar och oförutsedda händelser inträffar är mer regel än undantag. Med Howwe kan vi anpassa våra planer till vår verklighet,” fortsätter Andreas.

“Vi håller fortfarande på att integrera arbetssättet i vår vardag för att göra det till en naturlig del av vårt arbete”, förklarar Anette. “Det är upp till oss att utnyttja mjukvaran till dess fulla potential”. Dock är inlärningskurvan för själva mjukvaran minimal, en åsikt som både Anette och Andreas delar.

Framtiden med Howwe

Övergången från TIP till Howwe på IKEA Industry Hultsfred är ett tydligt exempel på digitaliseringens kraft för att förenkla och effektivera det strategiska genomförandet. När IKEA Industry Hultsfred fortsätter sin digitala transformationsresa ligger fokus på att maximera användningen av Howwe för att säkerställa att hela teamet är samordnade och engagerade i de strategiska målen.